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Il project office: un’importante risorsa per ogni azienda

Per project office si intende un ufficio specifico avente il compito non solo di gestire direttamente i singoli progetti aziendali, ma soprattutto di raccogliere ed analizzare i dati, onde poter creare delle linee guida da poter seguire al fine di ottimizzare il lavoro futuro: individuare, infatti, dei processi comuni ai progetti, isolando così delle best practices consente all’impresa di risparmiare tempo, denaro e personale impiegato, contribuendo a rendere più veloce ed efficiente il processo produttivo. Il project office, o meglio il project management office, gioca in tal modo un ruolo importante per ogni azienda che abbia a cuore il proprio business e la competitività del proprio brand.

I capisaldi di un project office

Metodologia e strategia sono i capisaldi di un project office: analizzando i singoli processi, confrontandone le fasi e constatando i risultati, il PMO è una funzione che sfrutta le lesson learned, capace di definire gli standard per una adeguata gestione dei progetti e fornire ai team utili strumenti guida. La mission di un project office, dunque, non è altro che perseguire una facilitazione del lavoro, onde evitare inutili ripetizioni ed ottimizzare le risorse presenti in azienda. Un componente indispensabile per ogni impresa, che tuttavia può avvalersi anche di un servizio outsourcing, esterno alla propria struttura.

Di cosa si occupa un PMO?

Tre sono i compiti principali di un project office. Essendo un centro di raccolta dati, teso ad individuare le eventuali ripetizioni nei progetti ed avendo come obiettivo quello di semplificare il lavoro ed accelerarne i tempi, il PMO svolge un ruolo prettamente consultivo all’interno dell’azienda. Ma non solo. È, infatti, un centro di controllo, in quanto si occupa di stilare la documentazione relativa ai progetti e ad assicurarsi della costante conformità del lavoro con gli standard qualitativi precedentemente individuati. Spesse volte, infine, assurge ad organo prettamente direttivo, divenendo talvolta l’unico responsabile di determinati processi.

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